Negligencia del administrador de fincas

La negligencia del administrador de fincas es una forma habitual de búsqueda, pero conviene encajarla correctamente desde el punto de vista jurídico. En España, la Ley de Propiedad Horizontal no crea una categoría autónoma con ese nombre, por lo que el análisis debe centrarse en las funciones del administrador, en si ha existido incumplimiento de deberes, en la existencia de un daño efectivo y en la relación causal entre la actuación u omisión y ese perjuicio.

Dicho de forma breve: puede existir negligencia del administrador de fincas cuando incumple sus funciones o actúa sin la diligencia exigible y ello causa un perjuicio acreditable a la comunidad o a un propietario, siempre según las circunstancias del caso y la prueba disponible. Por eso no toda mala gestión, retraso o desacuerdo con su criterio genera automáticamente responsabilidad.

Qué puede entenderse por negligencia del administrador de fincas

En la práctica, suele hablarse de negligencia cuando el administrador de fincas y la comunidad de propietarios se ven afectados por una falta de diligencia relevante en la gestión. Puede tratarse, por ejemplo, de no ejecutar acuerdos de junta, no conservar o entregar documentación de la comunidad, demorar gestiones importantes, omitir convocatorias o seguimientos necesarios, o mantener una inacción injustificada ante incidencias que exigían actuación.

Ahora bien, habrá que valorar siempre el caso concreto. No es lo mismo un simple error sin consecuencias que un incumplimiento de funciones del que derive un perjuicio para la comunidad. Algunos indicios de mala gestión que conviene revisar son los siguientes:

• acuerdos de junta no ejecutados o ejecutados tarde sin explicación suficiente;
• falta de respuesta documentada ante requerimientos relevantes;
• ausencia de control sobre cobros, pagos o expedientes comunitarios;
• pérdida, desorden o falta de entrega de documentación de la comunidad;
• inacción ante siniestros, reparaciones o incidencias con posible agravamiento del daño.

Qué funciones legales tiene el administrador en una comunidad de propietarios

El punto de partida está en el artículo 20 de la Ley 49/1960, de 21 de julio, sobre propiedad horizontal. Ese precepto atribuye al administrador, entre otras funciones, velar por el buen régimen de la casa, sus instalaciones y servicios; preparar con la debida antelación el plan de gastos previsibles y proponer los medios necesarios para afrontarlos; atender a la conservación y entretenimiento del inmueble, disponiendo reparaciones y medidas urgentes; ejecutar los acuerdos adoptados en materia de obras y efectuar los pagos y cobros procedentes; y actuar, en su caso, como secretario y custodiar la documentación de la comunidad.

Además de estas funciones legales, determinadas obligaciones concretas pueden depender del contrato, del acuerdo de nombramiento o de los estatutos. Por eso no debe darse por hecho que toda tarea habitual del despacho administrador esté regulada de forma expresa en la LPH. En muchos conflictos, la clave está precisamente en comprobar qué se asumió realmente y con qué alcance.

Cuándo puede haber responsabilidad por mala gestión o incumplimiento

La responsabilidad del administrador de fincas no nace por el mero descontento de la comunidad. Para valorar si procede reclamar al administrador de fincas, normalmente habrá que examinar al menos cuatro elementos: la obligación concreta que tenía, el incumplimiento o actuación negligente, el daño efectivamente producido y el nexo causal entre ambos.

Según el supuesto, el encaje puede acercarse a la responsabilidad contractual si existe un vínculo derivado del nombramiento y de las condiciones aceptadas, o a planteamientos de responsabilidad extracontractual cuando el perjuicio se analice desde la culpa o negligencia causante de daño. Como marco general, el Código Civil puede servir de apoyo interpretativo en materia de incumplimiento y culpa, pero la viabilidad de una reclamación dependerá de la documentación y de la prueba del caso concreto.

También conviene recordar una idea práctica: no toda gestión discutible equivale por sí sola a negligencia indemnizable. Puede haber errores menores, diferencias de criterio o incidencias imputables a terceros que no permitan exigir daños causados por el administrador.

Qué documentación conviene revisar antes de reclamar

Antes de adoptar decisiones, resulta aconsejable revisar con detalle la base documental. En muchos casos, la fuerza de una eventual reclamación dependerá más de esa revisión que de la mera percepción de mala gestión.

• Acta de nombramiento del administrador y acuerdos de junta relacionados con sus funciones.
• Contrato profesional, si existe, y condiciones aceptadas sobre servicios, plazos y alcance del encargo.
• Actas de juntas, requerimientos, correos, burofaxes y demás comunicaciones.
• Facturas, justificantes de pago, presupuestos, partes de siniestro y expedientes de incidencias.
• Documentación que permita acreditar el daño: recargos, pérdidas económicas, agravación de desperfectos o costes evitables.

Si se aprecia un posible incumplimiento del administrador de la comunidad, conviene ordenar cronológicamente los hechos para comprobar qué debía hacer, cuándo debía hacerlo y qué ocurrió finalmente.

Qué opciones puede valorar la comunidad de propietarios

Cuando existen dudas serias sobre la gestión, la comunidad puede valorar varias vías, que no son idénticas entre sí. La primera es el cese del administrador de fincas o la no renovación de su nombramiento, si la junta entiende que se ha perdido la confianza o que la gestión no ha sido adecuada.

Otra cuestión distinta es la exigencia de responsabilidades. Para ello habrá que analizar si, además de una gestión deficiente, existe un perjuicio concreto y demostrable. Y, en tercer lugar, puede ser necesario revisar específicamente los daños o perjuicios para cuantificarlos y determinar si realmente son imputables al administrador o a otros factores.

Si se inicia una reclamación, su planteamiento dependerá de las circunstancias, de la documentación disponible y del tipo de daño alegado. Por eso suele ser razonable adoptar primero una decisión informada en junta y, antes de actuar, revisar actas, contrato, comunicaciones y perjuicios efectivamente acreditables.